Woningcorporaties staan voor steeds grotere opgaven, terwijl capaciteit, middelen en tijd onder druk staan. Meer doen vraagt daarom niet alleen om harder werken, maar vooral om slimmer organiseren. Volgens Business Consultants Nicolette ten Broeke en Aranka Wessels van SmartR begint dat bij samenhang tussen processen, samenwerking, mensen, systemen en informatie. CorporatieGids sprak met hen over slimmer werken, de rol van data en technologie en waarom een corporatie pas echt vooruitkomt als alle onderdelen van de organisatie elkaar versterken.
Het oplossen van het woningtekort, verduurzamen van het bezit en wonen betaalbaar houden: de uitdagingen voor woningcorporaties zijn groot en legio. “Tegelijkertijd hebben corporaties te maken met personeelstekorten, hoge verwachtingen van huurders en een snel veranderende digitale wereld,” begint Nicolette het gesprek. “Dan is het niet voldoende om harder te werken, maar vooral zaak om slimmer te organiseren. Wij verstaan daaronder dat een corporatie haar maatschappelijke doelen bereikt met minder verspilling, meer samenhang en meer ondersteuning vanuit data en technologie. Dus niet digitaliseren per se, maar vooral het slim organiseren van processen, samenwerking, mensen, systemen én informatie. Wij zien dat corporaties die bewust investeren in hun manier van organiseren, beter in staat zijn om wendbaar te blijven, sneller te verbeteren en meer maatschappelijke waarde te realiseren.”
Slimmer werken vraagt volgens Aranka om een andere manier van kijken naar het werk: “Medewerkers moeten niet alleen hun eigen taak kennen, maar ook begrijpen hoe zij bijdragen aan het totale proces en de dienstverlening aan de huurder. Van teams vraagt dat meer samenwerking over afdelingsgrenzen heen. En van de organisatie vraagt het duidelijk eigenaarschap, afspraken over processen en aandacht voor digitale vaardigheden. Een goed voorbeeld daarvan is dagelijks onderhoud. Traditioneel is dat vaak verdeeld over verschillende afdelingen en externe partners. Wanneer je dit proces slimmer organiseert, kijk je gezamenlijk naar de hele keten: van melding tot afhandeling. Dan maak je afspraken over eigenaarschap, informatie-uitwisseling, prestaties en monitoring. Het resultaat is vaak minder overdracht, meer duidelijkheid en een betere huurderervaring.”
De juiste samenhang is dan ook een belangrijke uitdaging, vertelt Nicolette: “Veel corporaties hebben de afgelopen jaren afzonderlijke verbeteringen doorgevoerd. Er zijn nieuwe systemen aangeschaft, processen beschreven en dashboards ontwikkeld. Maar vaak ontbreekt de verbinding tussen die onderdelen. Daardoor zie je bijvoorbeeld dat een proces goed is bedacht, maar niet wordt ondersteund door het systeem. Of dat data beschikbaar is, maar niet wordt gebruikt bij besluitvorming. Ook zien we regelmatig dat afdelingen vanuit hun eigen perspectief optimaliseren, terwijl de huurder juist een keten ervaart die over meerdere afdelingen heen loopt en voor hen een integrale benadering beter zou zijn.”
Om corporaties hierbij te ondersteunen, heeft SmartR de SmartScan® ontwikkeld. Aranka: “Na meer dan tien jaar ervaring in de corporatiesector zagen we dat veel corporaties wel voelen dat ze zich verder willen ontwikkelen, maar het lastig vinden om objectief vast te stellen waar ze precies staan. Daarom hadden we behoefte aan een praktische en herkenbare meetlat. De SmartScan® vertaalt onze ervaring en visie naar een concreet model waarmee corporaties snel inzicht krijgen in hun huidige volwassenheid op het gebied van slimmer organiseren. De uitkomst is geen audit of oordeel, maar een onderbouwde momentopname die helpt om het gesprek te voeren over ambities, verbeterkansen en logische vervolgstappen.”
Binnen de scan kijkt SmartR naar vijf verschillende domeinen. “Deze vijf domeinen – proces, samenwerken, mens & organisatie, applicaties & systemen en data – vormen samen het fundament van een slim georganiseerde corporatie,” legt Nicolette uit. “Als processen niet helder zijn, helpt een goed systeem niet. Als systemen niet goed integreren, ontstaan dubbele handelingen en vervuilde data. Zonder betrouwbare data wordt sturen lastig. En zonder de juiste mensen en samenwerking haal je nooit het maximale uit processen en technologie. Wij vergelijken dat vaak met een tandwielmechanisme: als één tandwiel achterblijft, vertraagt het hele systeem. De kracht zit juist in de samenhang tussen de domeinen.”
SmartR werkt daarbij met groeifasen. Aranka: “Die groeifasen zijn geen rapportcijfers, maar ontwikkelfasen. Een organisatie in de fase ‘Zoeker’ werkt vaak nog sterk afhankelijk van individuen, met veel handmatige activiteiten en beperkte sturing. Een ‘Slimme Volger’ heeft processen beter beschreven, maakt meer gebruik van systemen en stuurt op prestaties. Een ‘Slimme Uitblinker’ werkt grotendeels datagedreven en digitaal geïntegreerd, en is continu aan het verbeteren. Dit model helpt vooral om een gezamenlijke taal te creëren. In plaats van te discussiëren over losse knelpunten, ontstaat een gesprek over ontwikkelrichting. Stel dat een corporatie bij processen al richting ‘Slimme Volger’ beweegt, maar op data nog op ‘Beheerder’-niveau zit. Dan wordt direct zichtbaar waarom het lastig is om prestaties goed te monitoren of voorspellend te sturen. Zo helpt het model om prioriteiten te stellen en gerichte keuzes te maken.”
De komende jaren zal de focus steeds meer van digitaliseren naar intelligent organiseren verschuiven, sluit Nicolette af: “Veel corporaties hebben de basis inmiddels op orde en de volgende stap draait om het benutten van data, kunstmatige intelligentie en samenwerking in ecosystemen. Dat betekent dat ze steeds meer gaan sturen op inzichten in plaats van op onderbuikgevoel. Daarnaast zal de samenwerking met ketenpartners verder digitaliseren en AI medewerkers steeds vaker ondersteunen bij routinematige werkzaamheden. Tegelijkertijd blijft de menselijke kant cruciaal. De organisaties die het meest succesvol zijn, zijn niet per se de organisaties met de nieuwste technologie, maar degene die technologie, processen, samenwerking en mensen op een slimme manier met elkaar verbinden. De uitdagingen worden groter terwijl de middelen niet onbeperkt meegroeien. Juist daarom is inzicht in hoe je georganiseerd bent geen luxe meer, maar een randvoorwaarde om maatschappelijke doelstellingen te realiseren.”
Bron: CorporatieMedia
