Adoptie begint niet bij het uitleggen wat er verandert....
Maar bij begrijpen wat mensen nodig hebben om anders te kunnen werken.
Een implementatie kan technisch op tijd en binnen scope zijn, terwijl medewerkers na de livegang terugvallen op Excel, mailboxen en oude routines. Dat is zelden onwil. Vaak is onvoldoende zichtbaar gemaakt wat er in het dagelijkse werk verandert, welke keuzes medewerkers zelf moeten maken en waar zij ondersteuning krijgen.
Draagvlak ontstaat bovendien niet door iedereen overal over mee te laten beslissen. Het ontstaat wanneer mensen begrijpen waarom de verandering nodig is, invloed hebben op relevante keuzes en ervaren dat signalen uit de praktijk serieus worden verwerkt
Een bestuurder, proceseigenaar, functioneel beheerder, teamleider en eindgebruiker beleven hetzelfde applicatielandschap anders. Eén algemeen communicatieplan mist daarom zijn doel. Maak per doelgroep duidelijk:
- welk probleem wordt opgelost en welk resultaat telt;
- welk gedrag en welke werkwijze veranderen;
- welke kennis en vaardigheden nodig zijn;
- wie ondersteunt bij vragen en uitzonderingen;
- hoe feedback zichtbaar wordt opgevolgd.
‘We gaan digitaal werken’ of ‘we werken vanuit één bron’ klinkt duidelijk, maar is nog geen gedrag. Concreet wordt het bijvoorbeeld: klantinformatie wordt direct in het bronsysteem vastgelegd, taken worden niet via persoonlijke mailboxen verdeeld en afwijkingen worden volgens een afgesproken route gemeld.
Door gedrag vooraf te beschrijven, kunnen trainingen, inrichting en sturing daarop aansluiten. Ook wordt zichtbaar wanneer het systeem juist onnodige drempels opwerpt.
Inlogcijfers zeggen weinig over echte adoptie. Kijk ook naar doorlooptijd, herstelwerk, datakwaliteit, gebruik van workarounds, vragen bij support en de ervaring van medewerkers en huurders. Bespreek die signalen in de lijn, niet alleen in het projectteam. Zo wordt adoptie onderdeel van continu verbeteren.
SmartR brengt techniek en organisatie bij elkaar. We werken met medewerkers aan processen, rollen, gewenst gedrag, training, functioneel beheer en borging, zodat een nieuw landschap niet alleen wordt opgeleverd maar ook echt wordt gebruikt.
