Wat doe je wanneer je ICT-afdeling structureel druk is? En je ondertussen juist stappen wil maken in zaakgericht werken? Hoe los je dat op als woningcorporatie? Versterking door twee functioneel beheerders van SmartR… Dat bleek het antwoord.
Het is een samenwerking die de afgelopen 5 jaar steeds intensiever werd: die tussen SmartR en Dudok Wonen. Projectmanagement, business consultancy, functioneel consultancy en functioneel beheer, de Smarties dragen meerdere petten binnen de corporatie in Hilversum. Berend Willemsen, informatiemanager bij Dudok Wonen, weet al jaren waarom de samenwerking loont: “Dit biedt Dudok Wonen continuïteit, kwaliteit en flexibiliteit op haar functioneel beheer.”
Functioneel beheer binnen de organisatie
Dudok Wonen was al bekend met het uitbesteden van functioneel beheer. “Vroeger hadden wij meerdere functioneel beheerders binnen onze organisatie. Op een gegeven moment is ervoor gekozen om deze functie deels extern te beleggen. Hierdoor konden we ons intern meer richten op business consultancy. Echter bleek al snel dat zoiets niet gaat werken als je ICT-beheer helemaal buiten de organisatie legt. Daarom kozen we voor SmartR, een functioneel beheerder die een aantal dagen intern bij ons op de afdeling zit,” laat Berend Willemsen weten.
Samenwerking tussen SmartR en Dudok
SmartR helpt Dudok Wonen de afgelopen jaren met de inzet van verschillende functioneel beheerders die het ICT-beheer ondersteunen. “Tristan en Yildiray van SmartR worden binnen ons team echt als collega’s gezien en zijn een belangrijk onderdeel van de afdeling. Zowel onderling als met de collega’s wordt altijd goed afgestemd wat te doen,” aldus Berend.
Onoverzichtelijk mail-systeem
Berend vertelt verder: “Toen ik als informatiemanager kwam werken bij Dudok Wonen gingen alle incidenten via de mail. Die incidenten werden daar ook in bewaard, heel onoverzichtelijk vond ik. We hadden bijvoorbeeld totaal geen grip op de problemen die er speelden en welke problemen prioriteit hadden. Uiteraard hadden we wekelijks overleg waar verschillende problemen besproken werden. De problemen die top of mind waren werden wel genoemd, maar incidenten die bleven liggen werden niet opgepakt. Ik ben daarom met Tristan in gesprek gegaan voor een tooling die ons meer inzicht zou geven.”
Jira Service Desk
Dudok Wonen werkt sinds een jaar met Jira Service Desk, die door SmartR is aangeraden en geïmplementeerd. “We zijn daar erg enthousiast over. We weten nu veel beter wat er op ons bordje ligt. We hebben inzicht in welke problemen voorrang hebben en of problemen überhaupt gegrond zijn. We kunnen direct de juiste mensen op het probleem afsturen en bekijken goed wie daar tijd voor heeft. Door Jira Service Desk kunnen we ook beter verwachtingsmanagement richting onze organisatie doen. Als iemand vraagt wat de status is van een issue, hebben we dat gelijk onder handen,” aldus Berend.
Een partij die met ons meedenkt en ons scherp houdt
Het liefst wilde Berend bij een probleem direct aan de slag om het op te lossen. “Het is heel verleidelijk om gelijk een oplossing te zoeken. Maar soms moet je voordat je aan de slag gaat eerst onderzoek doen. Tristan heeft ons deze manier van werken echt aangeleerd. Eerst de vraag achter de vraag stellen, doorvragen en op die manier vaststellen of het probleem urgent is of dat er iets anders achter ligt. De oplossing is dan soms ingewikkelder dan je denkt, maar je gaat wel direct de goede kant op.” Wat dat betreft is Berend positief te spreken. “SmartR denkt echt met je mee, maar houdt ook iedereen scherp. Tristan stelt vaker ‘de waarom-vraag’. Dat zet mij ook aan het denken in positieve zin. Kortom, het SmartR ICT-beheer bevalt mij en mijn collega’s erg goed!”
Jouw corporatie ook slimmer organiseren? Kom met ons in contact! Wij denken graag met je mee.
