Nieuwe stap: Nieuwe Verhuur App

Onlangs lanceerde IJsseldal Wonen de Nieuwe Verhuur App (NVA). De webapplicatie is een nieuwe stap in het digitaliseren van de sleuteloverdracht aan een nieuwe huurder. Een mooi voorbeeld van slimmer werken. Zo tekenen huurders voortaan bij de woning in plaats van op het kantoor van de woningcorporatie. Ook worden alle documenten in het huurhuis ondertekend en afgerond. SmartR is als projectleider en functioneel consultant betrokken bij de juiste inrichting, implementatie en werkinstructies voor dit project.

De Nieuwe Verhuur App heeft positief effect op de werkwijze van verhuurmedewerkers en opzichters. Voorheen moesten medewerkers foto’s maken, die naar de computer sturen, opslaan naar het ERP-systeem en deze in het dossier plaatsen. Nu is alles direct op locatie te regelen en wordt alle informatie in het digitale dossier gezet. Doordat het werkproces helder en duidelijk is kunnen naast de opzichters nu ook de verhuurmedewerkers de sleuteloverdracht doen. Het voordeel is dat een grotere groep mensen nu dit proces beheerst, wat makkelijker werkt bij vakanties, ziekte of drukte.

Wat zijn de voordelen van deze app?

• Digitaal ondertekenen De huurder hoeft niet meer op locatie bij IJsseldal Wonen te komen voor het tekenen van het contract. Dit gebeurt nu in de app, waarbij de huurder via de iPad het contract digitaal ondertekend.
• Digitale documenten Huurders ontvangen de juiste documenten direct via de mail. Vanuit Viewpoint worden alle benodigde documenten meegegeven in de app en vandaaruit verzonden aan de huurder. Denk hierbij aan machtigingsformulieren, het huurcontract, de algemene voorwaarden of het energielabel. Uiteraard is de papieren versie ook nog steeds op te vragen.
• Gegevens verzamelen Het doorlopen van de woning en de staat van de verschillende ruimtes wordt in de app vastgelegd met tekst en foto’s. Ook gegevens als meterstanden en uit te geven sleutels worden in de app vastgelegd. Hieruit wordt samen met alle ondertekende documenten het zogenaamde Woning Acceptatie Rapport gegenereerd. Ook dit rapport wordt door de huurder digitaal ondertekend in de app.
• Automatisering Nadat alle gegevens samen met de huurder zijn ingevuld en de benodigde documenten zijn ondertekend, wordt de sleuteloverdracht afgerond en de gegevens teruggestuurd naar Viewpoint. Hierbij worden de getekende documenten weer geregistreerd in het dossier van de relatie en wordt bij niet-aansluitende verhuring ook het nieuwe huurcontract gelijk geformaliseerd.
• Groter netwerk Zowel de opzichters als de verhuurmedewerkers kunnen nu de sleuteloverdracht uitvoeren. Hierdoor ontstaat een stukje kennisoverdracht en daarbij een groter ‘vangnet’ voor het proces van de nieuwe verhuring.

Een heel mooi resultaat waar IJsseldal Wonen trots op kan zijn!