Een verwerkingsregister voor de AVG-maatregelen realiseren. Een nieuw CRM-systeem selecteren. Een multichannel klantportaal realiseren, implementeren en beheren. De to-do-list van Woningstichting Tubbergen was lang. Toch wisten ze met 10 FTE binnen drie jaar alles te realiseren… Hoe? Dat lees je in dit artikel.

 

Werken bij een kleinere corporatie is uitdagend en dynamisch. Collega’s zijn betrokken duizendpoten. Dat weet Bjorn Oerbekke, Hoofd Wonen bij Woningstichting Tubbergen, als geen ander. “Vandaag kijk ik bijvoorbeeld naar onze vastgoedportefeuille. Waar willen wij meer of andere huisvesting aanbieden? Of waar moeten wij juist krimpen? Wij hebben daar geen specialisten voor in huis. Dat geldt ook voor ons automatiseringstraject trouwens.”

 

Succesvol transformeren

Toch hoeft dat het succes binnen een corporatie niet in de weg te zitten. “Door goed te weten wat je wilt, kun je ook gericht ondersteuning kiezen op specialisaties die nodig zijn maar wij niet in huis hebben. Zowel projectmatig als dagelijks ontvangen wij ondersteuning van SmartR,” stelt Bjorn.

Op dit moment voert Woningstichting Tubbergen bijvoorbeeld een AVG-scan uit. Bjorn: “We worden getraind door SmartR om rapportages uit Viewpoint te halen op basis van herijkte KPI’s. Hoeveel opzeggingen zijn er? Wat is de huurstand en achterstand? En hoeveel reacties krijgen we gemiddeld op woningen? Met die resultaten voor ogen maken we weer een verbeterslag.” Allemaal taken die je verwacht van een Privacy Officer of data deskundige maar die bij Woningstichting Tubbergen worden verricht door SmartR Business Consultants.

 

SmartR beheer en consultancy

Zo draait SmartR consultant Tristan één dag per week mee als volwaardige collega binnen Woningstichting Tubbergen. Naast het functioneel beheer van de verschillende softwareapplicaties en systemen lopen jaarprogramma’s met verschillende projecten waarin SmartR in verschillende rollen ondersteuning biedt.

Want, meent Bjorn: “Wij moeten ons focussen op onze kerntaak: een prettige woon- en leefomgeving voor onze huurders en hoge klanttevredenheid. Ik vind ICT niet onze kerntaak. Daar gaat gewoon te veel tijd in zitten voor ons.”

 

24/7 online dienstverlening

Toch blijft ICT een onmisbaar onderdeel van elke corporatie.  “Automatisering was in 2017 nieuw voor ons, in die zin dat wij automatisering zijn gaan zien als een strategisch instrument voor het borgen van bijvoorbeeld werkprocessen en dienstverlening. Dus daar hadden we ondersteuning bij nodig. Klanten gaven destijds ook aan dat er ruimte voor verbetering was in onze bereikbaarheid en (digitale) dienstverlening. We zijn immers een kleine club en ons kantoor is niet 24/7 bereikbaar.”

In nauwe samenwerking met SmartR zijn eerst onze interne processen herschreven en van werkstromen naar zaakgericht werken overgezet t.g.v. efficiency en gebruiksgemak. Vervolgens is er een online klantportaal gerealiseerd, de klant-kant van de interne zaak. “Sinds januari 2021 zijn we live! Dus huurders kunnen vanuit huis 24 uur per dag via een telefoon, tablet of pc-verzoeken indienen en status inzien. Van inschrijving tot huuropzegging en van huurbetaling tot reparatieverzoek. Meer regie voor de huurder en minder tijdsverlies voor ons team,” concludeert Bjorn.

 

Onze werkwijze, onze software

“Ik ben erg trots dat wij binnen zo’n korte periode onze dienstverlening zo hebben doorontwikkeld,” vertelt Bjorn verder. “Wij wilden slimmer werken op een manier die aansluit bij onze werkwijze en service. Maatwerk in plaats van standaardisatie. Dat is ook de reden dat we al vier jaar met SmartR samenwerken. SmartR weet precies wat de mogelijkheden zijn in softwaresystemen en put uit jarenlange ervaring en best-pratices van andere corporaties. Voor elk primair proces hebben wij gewoon onze eigen keuzes kunnen maken.”

Kortom, juist als kleine corporatie kun je in korte tijd grote stappen zetten. Soms is er enkel wat ondersteuning nodig. “De SmartR consultants gaven ons nieuwe energie als het even tegenzat. De SmartR medewerkers voelen gewoon als collega’s. Niet als consultants die je inhuurt.”

 

Eens sparren over jullie ambities op het gebied van digitalisering en informatisering? Neem vrijblijvend contact op met Jurgen. Hij denkt graag (online) met je mee.

 

Bekijk onze laatste berichten

Aanhaken of afhaken

“𝗛𝗲𝘁 𝗶𝘀 𝗮𝗮𝗻𝗵𝗮𝗸𝗲𝗻 𝗼𝗳 𝗮𝗳𝗵𝗮𝗸𝗲𝗻” Het was één van de reacties gisteren tijdens de aftrap van de Platformexpeditie voor onderhoudspartijen. Wij presenteerden onze ‘platformgedachte’ voor reparatieonderhoud aan diverse onderhoudspartijen. “Ik denk inderdaad dat dit de toekomst is,” was ook zo’n reactie. Dit geeft aan dat wij samen verder willen met deze leerreis en concretisering van […]
Lees meer

Ga mee op Platformexpeditie

Kan dat nou niet makkelijker? Als je met Booking.com en Uber een hotelkamer of een taxirit kunt boeken, dan moet je toch een reparatieverzoek ook als zodanig kunnen indienen en afhandelen? 🤝🏻 Wat kunnen wij leren van deze disruptieve business modellen? SmartR heeft een inspirerende gedachte hierover. 👀 Een gedachte die inmiddels al heeft geleid […]
Lees meer

Maak kennis met Jasper

Zoals eerder aangekondigd is het team van SmartR versterkt door twee enthousiaste collega’s. Waaronder Jasper Bouwhuis! Tijd om kennis te maken met deze energieke Business Consultant. ⬇️ Met Jaspers jarenlange ervaring in de corporatiesector weet hij zijn weg wel te vinden. Zo heeft hij de nodige kennis van digitalisering en procesoptimalisatie. Inmiddels is Jasper al […]
Lees meer

Maak kennis met Gerrit

Heb jij al kennis gemaakt met Gerrit Kuipers? Deze enthousiaste Business Consultant versterkte onlangs ons team. Tijd om hem aan jou voor te stellen. ⬇️ Een echte mensen-mens. Dát is Gerrit. Met mensen werken, het begeleiden van projecten en meegenomen worden in alle processen, daar krijgt Gerrit energie van. Hij begon in november bij SmartR en draait al volop mee […]
Lees meer

Donatie aan Het Vergeten Kind

Net als iedere kerst doneren wij ook dit jaar weer een mooi bedrag aan een goed doel. Dit jaar Het Vergeten Kind. Met dit soort donaties krijgen kinderen in onveilige of onleefbare thuissituaties de liefde en aandacht die zij nodig hebben. Zo hopen wij bij te dragen aan kleine lichtpuntjes, en er weer een groots […]
Lees meer

Geslaagde MastR Class Platformicatie

Geslaagde MastR Class! ✅ Afgelopen donderdag vestigde de tweede MastR Class zich in de sfeervolle Gasfabriek. Deze kennissessie stond in het teken van Platformicatie. Keynote speaker Marco Derksen nam de deelnemers mee in de verandering naar de digitale netwerksamenleving. Geïnspireerd door het verhaal van Marco gingen de deelnemers vervolgens actief aan de slag met diverse […]
Lees meer

Bekijk alle nieuws & blogs

© 2023 SmartR | Algemene voorwaarden | Disclaimer | Privacy verklaring | Website ontwikkeld door Sieronline